Controla las entradas con los lectores móviles WeezAccess Pro

Los lectores móviles de control de acceso WeezAccess Pro utilizan la app WeezAccess (te la puedes descargar, en su versión Mobile, de forma gratuita tanto en la App Store como en la Play Store), son muy resistentes y con ellos puedes controlar las entradas de tu evento a toda velocidad, mediante el escáner láser de alto rendimiento que tienen integrado. Están compuestos por un iPod y un escáner de códigos de barras profesional, todo integrado en un aparato funcional y todoterreno.

¿Para quién es este servicio?

Has vendido entradas a través de la plataforma Weezevent o de otras redes de distribución y, ¡quieres poder controlar los accesos a tu evento con una herramienta moderna y con un rendimiento increíble!

¡Los lectores móviles WeezAccess Pro son LA solución profesional que estás buscando!

Si a tu evento van a asistir más de 200 personas, te aconsejamos, y mucho, que alquiles o compres material de control de acceso profesional, que utiliza la app WeezAccess, pero que, a diferencia de su versión Mobile, tiene incorporado un escáner de códigos de barras de alto rendimiento (en lugar de utilizar la cámara de fotos de tu teléfono móvil), que permite escanear las entradas de ¡más de 600 asistentes en una hora! ¡Máxima eficacia y efecto WOW garantizado!

Una vez terminado el evento, podrás acceder a un informe detallado de asistencia.

AVISO IMPORTANTE: Los lectores móviles WeezAccess Pro también son compatibles con las entradas de distribuidores como Ticketmaster.

¿Cómo se utiliza?

Si en la sede del evento tienes acceso a wifi, los datos de control se sincronizan con el servidor y con cada uno de los lectores móviles conectados. Se realiza una actualización automática cada 5 o cada 30 segundos (según tu elección), actualizando los contadores de escaneos.

Los lectores reconocerán también, sin ningún problema, tanto las entradas vendidas en el momento en tu taquilla física como las vendidas por internet en el último minuto. Asimismo, puedes utilizar varios lectores de forma simultánea. En caso de que la conexión se interrumpiese, podrías seguir controlando las entradas igualmente, ya que no es necesario estar conectado a internet para escanearlas. La sincronización tendrá lugar en cuanto la conexión vuelva a estar disponible.

¿Has alquilado o comprado un lector móvil WeezAccess Pro?

¡Sigue esta guía de uso para realizar tu control de acceso!

A continuación, encontrarás las instrucciones. Te aconsejamos que las imprimas para tenerlas a mano, si fuera necesario, el día de la celebración de tu evento. 

Como dato especialmente importante, aquí tienes el número de teléfono de guardia del soporte técnico de Weezevent, al que podrías contactar en caso de urgencia por las tardes-noches y fines de semana durante tu evento: 911 980 796.

1. Conéctate a internet (wifi)

Los lectores móviles WeezAccess Pro solamente necesitan conexión a internet durante la  subida de los datos de control. Haz clic en el botón “Ajustes” > “wifi” en el lector móvil para detectar la red wifi de tu elección, y acceder a ella con la correspondiente contraseña.

2. Conéctate a tu cuenta Weezevent

Abre la app WeezAccess desde el lector móvil, tocando el icono de la misma. Introduce tu  usuario y contraseña de acceso a tu cuenta Weezevent, y haz clic en "¡CONTROLA LAS ENTRADAS!" También puedes utilizar los usuarios y contraseñas de los agentes de control que has configurado desde tu área privada Weezevent ("Herramientas" > "Control de acceso" > "Agentes" > “Añadir un agente”).

3. Selecciona las listas de control

La app carga las listas de control previamente configuradas. Sólo tienes que  seleccionar la lista que quieras controlar: pincha en la lista correspondiente y a continuación en "Cargar". En el caso de que quieras utilizar varias listas de control, el proceso es el mismo; sólo tienes que pinchar en todas las listas que quieras controlar y luego en "Cargar".

NOTA: Puedes crear listas de control específicas desde tu área privada Weezevent en la sección “Herramientas" > "Control de acceso" > "Listas de control" > “Nueva lista de control”.

4. Controla las entradas de tus asistentes

4.1 Modos de validación

Modo  Escáner
Pon la entrada delante del escáner de tu WeezAccess Pro, a una distancia de entre 5 y 20 cm, y de forma que el código de barras esté centrado. Prueba a acercar o alejar suavemente el lector móvil de la entrada para lograr una lectura más rápida.
Modo Manual  En caso de que el código de barras esté mal impreso o sea ilegible, utiliza el modo “Manual”. Haz clic en "Manual" en el menú de la parte inferior de la app e introduce manualmente el número del código de barras que aparece en la entrada impresa. Para finalizar, pincha en “Validar”. El estado de la entrada aparecerá entonces en la pantalla.
          Modo    Lista Introduce el apellido de un asistente o las primeras letras de un nombre o apellido en la barra de búsqueda y haz clic en “Buscar”. Si fuera necesario, ve bajando por la lista, y haz clic en la línea en la que aparezca el asistente buscado. Para finalizar, pincha en "Validar". El estado de la entrada aparecerá en la pantalla. A partir de ese momento, podrás encontrar ese asistente en la pestaña "Dentro", situada debajo de la barra de búsqueda del modo "Lista".

NOTA: Si activas el modo "Escanear las salidas" ("Menú" > "Ajustes"), el lector móvil controlará exclusivamente las salidas de los asistentes. El proceso es idéntico al de control de las entradas, cambiando la palabra "Validar" por "Salir", y el asistente se encontrará automáticamente en la pestaña "Fuera", situada debajo de la barra de búsqueda del modo "Lista".

4.2 Sincronización

La sincronización se realiza de forma automática en los intervalos de tiempo que hayas establecido en los ajustes. 
El intervalo fijado por defecto es de 30 segundos. Puedes reducir este intervalo a 5 segundos, pero ten en cuenta que esto consume mucha más batería.

4.3 Estado de las entradas

Entrada válida* Entrada ya escaneada** Entrada desconocida***

* Entrada válida: La entrada ya ha sido escaneada el número de veces permitido (una o más si has otorgado derecho a entrar y salir del recinto), habiendo agotado los derechos de acceso. Aparecen en tu pantalla la hora y el nombre del iPhone que la ha escaneado.

** Entrada ya escaneada: La entrada ya ha sido escaneada el número de veces permitido (una o más si has otorgado derecho a entrar y salir del recinto), habiendo agotado los derechos de acceso. Aparecen en tu pantalla la hora y el nombre del iPhone que la ha escaneado.

*** Entrada desconocida: La entrada no aparece en la lista de control cargado en el iPhone.

5. Funciones y opciones extra

Haz clic en “Menú”, abajo a la derecha, para acceder a los siguientes elementos:
Información de la sesión Permite comprobar la lista de control seleccionada, las claves utilizadas para conectarse, y el nombre del lector que estás utilizando para el control de acceso.

Estadísticas Muestra las estadísticas detalladas de las entradas controladas, organizadas por categorías y subcategorías.
Ajustes Accede a los ajustes de la app: sincronización cada 5 o 30 segundos, alertas sonoras, modo doble atribución*, modo escanear las salidas**, carga auxiliar*** y escáner con cable USB****.
Diagnóstico Haz clic en este botón para ver la información relativa a la versión de la app WeezAccess que estás utilizando, el estado de la red, el nivel de batería del iPod y del escáner, etc.
Finalizar el control Haz clic en este botón para cerrar tu sesión de control (ver el punto 6 para obtener más detalles).

* Modo doble atribución: Permite escanear un segundo código de barras para asociarlo a un mismo asistente.

Ejemplo concreto de uso: En las carreras de running, tienes que controlar primero la entrada del asistente. Una vez validada, tienes que atribuirle un dorsal, y para ello también tienes que escanear el número de dicho dorsal y hacer que éste quede asociado a la entrada previamente escaneada, y por ende al mismo asistente.

Paso 1: Escanear la entrada del asistente. Paso 2: Asociar el segundo código de barras del asistente (el correspondiente, por ejemplo, a su dorsal).

** Modo "Escanear las salidas": El modo “entrada” (Dentro) —opción "Escanear las salidas" desactivada— te permite validar las entradas y así permitir el acceso de los asistentes a tu evento (se trata del modo por defecto). El modo “salida” (Fuera) —opción "Escanear las salidas" activada— te permite controlar la salida de los asistentes, ya sea temporal o definitiva. Puedes cambiar de un modo a otro con mucha facilidad: sólo tienes que activar o desactivar la opción "Escanear las salidas" desde "Menú" > "Ajustes".

*** Carga auxiliar: Este modo de carga te permite cargar el iPod a través de la batería del escáner (recordatorio: el lector móvil WeezAccess Pro está compuesto por un iPod y un escáner de códigos de barras profesional) cuando la batería del iPod se está agotando. Para realizar esta acción, sólo tienes que activar esta opción desde "Menú" > "Ajustes" > "Carga auxiliar".

AVISO: Tanto la linterna del iPod como el Bluetooth, son dos funciones que consumen mucha batería. Si necesitas luz, es mejor que utilices un foco de luz que no sea esta linterna. Si la linterna del iPod se enciende, puedes apagarla desplegando el menú de la parte de abajo de la pantalla, y haciendo clic en el símbolo de la linterna, abajo a la izquierda.

**** Escáner con cable USB: Esta opción te permite que el escáner de códigos de barras esté funcionando al mismo tiempo que se carga el iPod.

6. Finaliza el control

Una vez has terminado de realizar el control de acceso, haz clic en “Menú” (abajo a la derecha), y a continuación en “Finalizar el control”.

Tenemos dos situaciones posibles:

  • El lector móvil está conectado a internet: haz clic en “SINCRONIZAR Y CERRAR” para actualizar los últimos datos, y cerrar la sesión de control actual.
  • El lector móvil NO está conectado a internet: restablece la conexión y repite la operación.

AVISO: No puedes cerrar la app sin haber sincronizado los datos de escaneado primero (para evitar el riesgo de pérdida de datos). La sincronización tendrá lugar cuando la conexión vuelva a estar operativa y disponible.

7. Problemas y soluciones

No puedo iniciar sesión Comprueba que estás conectado a internet.
Comprueba tu correo electrónico y contraseña de conexión.
La app está bloqueada Fuerza el cierre de la app, haciendo doble clic en el botón principal del iPod y arrastrando la app hacia arriba. A continuación, vuelve a abrirla.
Los datos no se sincronizan Comprueba que estás conectado a internet.
Comprueba los intervalos de sincronización automática en “Menú” > “Ajustes”.
Mi lista de control no aparece Comprueba que estás conectado a internet.
Comprueba en tu área privada Weezevent que tu lista de control está efectivamente activa y no archivada.
Comprueba los derechos de acceso a los listas de control que has otorgado a tus agentes.

Cierra la sesión actual de control mediante el botón “SINCRONIZAR Y CERRAR” para ver todas tus listas de control cuando vuelvas a abrir la app.

El lector móvil no lee el código de barras Mueve lentamente tu lector móvil, acercándote y alejándote del código de barras. Centra el código de barras en la pantalla. Si a pesar de estas pautas, sigue sin funcionar, introduce el código de barras de forma manual (utilizando el modo “Manual”) o busca al asistente desde el modo “Lista”.

Si has comprado un lector móvil WeezAccess Pro, y quieres modificar el ID de Apple, sólo tienes que seguir las siguientes instrucciones:

  1. Ve a “Ajustes” de tu iPod > “iTunes Store y App Store”.
  2. Haz clic en "Iniciar sesión".
  3. Introduce tu propio ID de Apple y tu contraseña.

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