Crea un formulario de inscripción

Mediante los formularios de inscripción, puedes recopilar información o hacer preguntas a los compradores o a los asistentes a tu evento. Estos formularios aparecen en la segunda etapa del proceso de compra o inscripción.

1. Crear un formulario

- Entra en tu cuenta y haz clic en el evento para el que quieras crear el formulario.

- En el apartado “Configuración”, haz clic en “Formularios” y a continuación en “Crear un formulario”.

- Puedes personalizar a tu gusto las instrucciones que aparecen justo antes del formulario (Configuración > Parámetros del Widget > Mensajes personalizados dentro del widget).

- Puedes crear tantos formularios como tarifas diferentes tengas puestas a la venta para tu evento. No se pueden incluir dos formularios diferentes para la misma tarifa.

Consejo: pon al formulario el nombre de la tarifa en cuyo proceso de compra va a aparecer; de esta forma, si creas varios formularios, te será más fácil organizarte.

2. Añadir un campo

Añadir campos te permite recoger más información de cada asistente o comprador. Puedes elegir, para cada campo, si es obligatorio rellenarlo o si es opcional. En caso de que establezcas un determinado campo como obligatorio, el comprador no podrá continuar hacia el siguiente paso si no ha rellenado dicho campo.

También puedes modificar el orden de aparición de los campos en tu formulario utilizando las flechas dobles blancas que aparecen a la izquierda de cada fila. Haz clic en ellas y, sin soltar, arrastra el campo hasta la posición que prefieras y suéltalo ahí.

Para modificar un campo (nombre de la pregunta, formato de respuesta), haz clic en el icono con forma de rueda dentada que encontrarás a la derecha del mismo.

Para eliminar un campo, haz clic en la papelera que encontrarás a la derecha de cada campo. La eliminación de un campo es irreversible y conlleva la pérdida de todos los datos recogidos referentes a esa pregunta.

Campos predeterminados

Weezevent ha configurado una serie de campos que los promotores utilizan frecuentemente.

Selecciona el o los campos de tu elección para añadirlos a tu formulario.

Campos personalizados

Crea tu propia pregunta y escoge el formato de respuesta que prefieras entre los siguientes:

  • Campo de texto corto
  • Área de texto
  • Menú desplegable
  • Envío de archivo (el asistente o comprador tendrá que subir un archivo), solamente se aceptan los formatos jpeg, jpg, gif, png, pdf y doc.
  • Campo de fecha
  • Título de separación (para organizar tu formulario)
  • Casilla a marcar (son casillas que pueden estar seleccionadas por defecto)
  • Campo país

En cada pregunta personalizada puedes incluir un comentario para aclarar detalles. Tu comentario aparecerá debajo del campo correspondiente.

Puedes decidir, tanto para los campos predeterminados como para los personalizados, si hay que rellenarlos para cada entrada comprada (en el caso de que el pedido sea de más de una entrada) o solamente al comprador, independientemente del número de entradas que compre en el mismo pedido.

Campos que rellenar por cada entrada

Cuando un comprador realiza un pedido de X entradas, puedes elegir recoger solamente los datos del comprador o los del comprador Y los de cada asistente.

Por ejemplo, si decides recoger el nombre y apellidos de cada uno de ellos, las entradas serán nominativas, con el nombre de cada asistente en cada una de ellas. En caso contrario, todas las entradas estarán a nombre del comprador.

Consejo: es más interesante recoger los datos de todos y cada uno de los asistentes para hacerte con una base de datos completa.

Campos que tiene que rellenar el comprador

Los campos solicitados por defecto al comprador cada vez que hace un pedido online son: nombre, apellido(s), correo electrónico, confirmar el correo electrónico. Estos campos son obligatorios y no se puede prescindir de ellos.

Para que estos datos no se exijan en los pedidos offline (pedidos manuales, en taquilla física), elimínalos de tus formularios.

3. Activar el formulario

- Marca la casilla correspondiente a la o las tarifas en las que tiene que aparecer el formulario que acabas de crear.

- Haz clic en “Guardar” para guardar el formulario.

4. Administrar los formularios

- Haz clic en Configuración > Formularios.

- Utiliza los iconos que encontrarás a la derecha de cada formulario para:

  • Tener una vista previa de los campos que los compradores y/o asistentes tendrán que rellenar.
  • Modificar un formulario.
  • Duplicar un formulario.
  • Eliminar un formulario.

Aviso importante: la eliminación de un formulario es irreversible y conlleva la eliminación de los datos recogidos hasta el momento.

Como hemos dicho antes, las instrucciones de los formularios creados se pueden personalizar. Para ello, solo tienes que acceder a las opciones del widget (Configuración > Parámetros del Widget > Mensajes personalizados dentro del widget) para introducir tu propio texto.

5. Aplicar un formulario a las ventas en taquilla física

En lo que respecta a los formularios cuando las ventas se realizan en taquilla física, tienes varias opciones:

-  Utilizar los formularios creados para las diferentes tarifas en la venta online.

- Crear formularios específicos para las taquillas físicas.

- No utilizar ningún formulario para las ventas en taquilla física.

Si quieres saber cómo poner en marcha este sistema, te invitamos a que consultes el apartado “Configura los eventos y tarifas a la venta en tu taquilla física” del artículo Crea y configura una taquilla física.

6. Utilizar los datos recogidos

Accede al apartado Asistentes > Gestionar asistentes, una vez dentro del evento en cuestión, y ahí encontrarás los datos recogidos en cada pedido.

Modificar datos

- Haz clic en una entrada para ver los detalles de la misma y consultar los datos que el comprador introdujo cuando realizó el pedido.

- Puedes modificar manualmente los datos del comprador o del asistente haciendo clic en el botón “Modificar”.

- Guarda los cambios para actualizar los datos.

Exportar los datos

Todos los datos que se han rellenado en el formulario se pueden exportar en formato CSV (Excel) desde el menú Asistentes > Gestionar asistentes, haciendo clic en el botón "Descargar".

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